IIQE Paper 1 Key Study Note Set 2

在一家金融機構中，風險管理部門計劃將客戶的個人資料處理外判予一家第三方數據分析公司。為了確保符合《個人資料（私隱）條例》第 2 及第 4 原則，該機構應如何在與第三方公司簽訂的服務合約中，明確界定第三方公司在處理這些資料時必須採取的保安措施？ 根據《個人資料（私隱）條例》第 2 及第 4 原則，資料使用者在將個人資料處理外判予資料處理者時，必須確保資料得到適當的保安。在服務合約中，金融機構應明確列明第三方公司必須採取的保安措施，例如：實施嚴格的存取控制機制，確保只有授權人員才能接觸到個人資料；採用加密技術保護傳輸中的和靜態的個人資料；定期進行安全審核和漏洞掃描；制定並實施數據洩露應變計劃；以及確保其員工接受適當的數據保護培訓。合約中亦應要求第三方公司遵守與資料使用者同等的數據保護標準，並在發生任何安全事件時立即通知資料使用者。 一家保險公司擬將其客戶的索賠數據分析工作外判給一家位於海外的數據處理公司。在與該海外公司簽訂合約時，除了技術保安措施外，還應考慮哪些與法律執行和術語定義相關的條款，以確保符合香港的保障資料原則？ 當個人資料被外判予海外資料處理者時，資料使用者應確保合約在香港及資料處理者所在地均可執行。這意味著合約應明確界定雙方在香港法律下的權利和義務。此外，合約必須清晰界定關鍵術語，例如「個人資料」、「資料使用者」、「資料處理者」等，因為這些術語在不同司法管轄區可能具有不同的法律含義。透過在合約中明確這些定義，可以確保雙方對條款的理解一致，並符合香港《個人資料（私隱）條例》的規定，從而保障受託處理的個人資料。 一家電訊公司計劃向現有客戶發送關於其新推出的數據服務的推廣信息。在根據《個人資料（私隱）條例》第 VIA 部進行直接促銷之前，該公司必須向客戶提供哪些關鍵資訊，並提供何種機制讓客戶表達其意願？ 根據《個人資料（私隱）條例》第 VIA 部，電訊公司在擬將客戶個人資料用於直接促銷前，必須向客戶提供訂明資訊，包括：擬用於促銷的個人資料類別；擬促銷的貨品、設施或服務的類別；以及公司名稱。同時，公司必須向客戶提供一個清晰的途徑，讓客戶可以表達其是否反對將其個人資料用於直接促銷。這個途徑通常是通過在推廣信息中包含一個明確的「拒絕」選項，例如一個回覆郵址、電話號碼或網上連結。 一家網上零售商計劃將其客戶的購買記錄外判給一家第三方公司進行市場趨勢分析。在合約中，除了要求第三方公司銷毀或刪除不再需要的個人資料外，還應包含哪些條款，以確保資料使用者對資料處理者的監督權利？ 為了確保資料使用者能夠有效監督資料處理者，合約中應包含資料使用者有權審核及視察資料處理者如何處理和儲存個人資料的條款。這可能包括允許資料使用者定期進行現場審計、要求提供處理報告、或在必要時進行突擊檢查，以驗證第三方公司是否遵守合約中列明的保安措施和數據處理規定。此外，合約還應規定資料處理者在發現任何違規行為時，必須立即向資料使用者匯報。 一家保險公司在與一家數據分析公司簽訂服務合約時，列明了數據處理者必須採取的保安措施。若該數據分析公司未能遵守合約中關於個人資料保安的條款，導致客戶資料洩露，合約中應如何界定其應承擔的後果，以符合《個人資料（私隱）條例》的要求？ 在服務合約中，應明確界定資料處理者違反合約所須承擔的後果。這可能包括：要求資料處理者賠償因資料洩露而對資料使用者造成的直接經濟損失，例如罰款、法律費用和聲譽損害；要求資料處理者承擔補救措施的費用，例如加強保安系統或通知受影響的客戶；以及在嚴重違約的情況下，資料使用者有權終止合約並尋求進一步的法律補償。這些條款旨在加強資料處理者的責任感，並確保其嚴格遵守數據保護規定。 一家金融機構在聘用一家外部公司處理客戶的個人資料時，發現該外部公司並非在香港營運。為了確保符合香港的保障資料原則，該機構應如何在合約中處理資料處理者不再需要處理個人資料時的資料處置問題？ 當資料處理者不再需要處理受託的個人資料時，合約中必須明確規定資料處理者必須適時地將有關資料交還給資料使用者，或按照資料使用者的指示將其銷毀或刪除。這項條款對於防止個人資料被不當保留或濫用至關重要，並確保資料使用者能夠完全控制其客戶的個人資料。合約應詳細說明交還或銷毀的程序、時間表以及驗證機制。 一家保險公司計劃向其客戶推廣一種新的投資產品。在進行直接促銷前，除了告知客戶產品詳情外，還需要向客戶提供哪些關於其個人資料使用的資訊，以符合《個人資料（私隱）條例》第 VIA 部的規定？ 根據《個人資料（私隱）條例》第 VIA 部，在進行直接促銷前，保險公司必須向客戶提供關於其個人資料使用的資訊，包括：擬用於直接促銷的個人資料類別（例如姓名、聯絡方式、過往投保記錄等）；擬促銷的貨品、設施或服務的類別（即新的投資產品）；以及保險公司的名稱。這些資訊的目的是讓客戶清楚了解其個人資料將如何被使用，以便他們作出知情的決定。 一家科技公司將其用戶的個人資料外判給一家位於東南亞的雲端服務供應商進行數據儲存。在與該供應商簽訂合約時，除了技術保安條款外，還應考慮哪些非合約性質的監督和審核機制，以確保該供應商遵守香港的數據保護規定？ 除了合約規範外，資料使用者還可以採用其他方法來監督資料處理者。對於位於海外的雲端服務供應商，科技公司可以實施非合約性質的監督和審核機制，例如：要求供應商定期提交符合香港數據保護標準的第三方審計報告（如 ISO 27001 認證）；建立一個定期溝通和匯報機制，讓供應商匯報其數據處理活動和保安措施的執行情況；以及在必要時，進行遠程或實地審核，以驗證供應商的合規性。這些方法有助於在合約之外，持續監察資料處理者的表現。 一家金融機構在將客戶的個人資料轉移給資料處理者進行系統測試前，應考慮哪些替代方案，以盡量減少真實個人資料的暴露風險，同時仍能達到測試目的？ 在轉移個人資料進行系統測試前，資料使用者必須考慮資料處理者是否可以使用匿名或虛擬資料以替代真實資料，同時達到相同的測試目的。匿名化是指移除所有可識別個人身份的資訊，而虛擬化則是創建與真實數據結構相似但內容虛假的數據集。如果這些替代方案能夠滿足測試需求，則應優先採用，以最大限度地降低因測試而導致的個人資料洩露風險，並符合保障資料第 2 原則的要求。 一家保險公司在向客戶發送直接促銷信息時，除了提供拒絕接收的途徑外，還應在促銷信息中包含哪些關於其公司身份的資訊，以符合《個人資料（私隱）條例》第 VIA 部的規定？ 根據《個人資料（私隱）條例》第 VIA 部，在進行直接促銷時，資料使用者必須向資料當事人提供訂明資訊，其中一項是清晰的公司名稱。這意味著在發送任何促銷信息時，保險公司必須明確標示其公司名稱，以便收件人能夠清楚知道是哪家公司在進行推廣。這有助於建立透明度，並讓客戶能夠識別和聯繫進行促銷的實體。